25.   Offentliggørelse af referater vedr. lukkede dagsordenpunkter

Sag 306-2009-2234

Dok. 306-2009-1672496

Initialer: PIM

Åbent

 

 

Sagens opståen

Byrådsmedlem Morten Egeskov anmoder i e-mail af 11. februar 2009 borgmesteren om, at få punktet  ”Beslutning om offentliggørelse af referater vedr. lukkede dagsordenpunkter”, på Byrådets dagsorden.

 

Sagsfremstilling

Morten Egeskov  fremsender den 11. februar 2009, e-mail med følgende ordlyd til borgmesteren:

 

”I henhold til normalforretningsordenens § 3 skal jeg anmode om, at nedenstående punkt optages på dagsordenen til førstkommende møde i Byrådet.

 

Beslutning om offentliggørelse af referater vedr. lukkede dagsordenspunkter

 

I Odsherred Kommune offentliggøres referater fra lukkede dagsordenspunkter fra Byrådet ikke, uanset indholdet af disse. Dette på trods af, at spørgsmålet flere gange er rejst over for borgmesteren, og at borgmesteren har givet tilsagn om at ændre denne praksis.

 

En generel undladelse af at offentliggøre beslutninger fra lukkede punkter er klart ulovlig. Det fremgår af styrelseslovens § 8, stk. 6, og spørgsmålet er også behandlet af Statsforvaltningen Nordjylland i en klage over Vesthimmerland Kommune fra 2007/2008.

 

Af styrelseslovens § 8, stk. 6 fremgår det, at: ”En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på kommunalbestyrelsens møde, samt en udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i kommunen.”.  Af kommentarerne hertil (Thomsen m.fl. 2004, 1. udg.) fremgår det, at ”Det er alene lovgivningens regler om tavshedspligt, som begrænser pligten til at fremlægge udskrift af beslutningsprotokollen. Det forhold, at en protokolleret beslutning er truffet for lukkede døre, kan ikke i sig selv begrunde, at beslutningen ikke medtages i den udskrift af beslutningsprotokollen, der fremlægges...”.

 

Sager vedr. salg af kommunens faste ejendom vil typisk blive behandlet for lukkede døre, mens oplysningerne, efter beslutning er truffet, generelt vil være åbne for offentligheden. Anderledes kan det forholde sig med f.eks. personalesager, der kan indeholde bedømmelse af personlige forhold. Generelt gælder det dog, at der skal foretages en individuel vurdering af, om sagerne, også efter beslutning er truffet, indeholder oplysninger, der kan begrunde manglende offentliggørelse, og er dette ikke tilfældet skal referatet offentliggøres.

 

Da borgmesteren, på trods af tidligere anmodninger og tilsagn, tilsyneladende ikke er indstillet på af egen drift at overholde lovgivningens bestemmelser om offentlighed, skal jeg anmode Byrådet om at forholde sig til flg. forslag til beslutning:

 

I overensstemmelse med styrelseslovens bestemmelser, offentliggør Odsherred Kommune beslutninger fra lukkede møder med mindre dette er i strid med lovgivningens regler om tavshedspligt. Offentliggørelsen sker på samme måde og på samme steder som det sker for punkter, der er behandlet for åbne døre. Byrådet accepterer således ikke en fortolkning af ”offentliggørelse”; der indebærer, at borgere og presse m.v. selv skal rette henvendelse til kommunens administration for at komme i besiddelse af protokollen”.

 

Lovgrundlag

Styrelsesloven.

 

Økonomiske konsekvenser

-

 

Administrative, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser

-

 

Udtalelser og høring

Direktionens  bemærkninger af 18. februar 2009:

 

Det fremgår af Styrelseslovens § 8 stk. 6:

 

 

Det fremgår endvidere af note 15 og 16 henholdsvis:

 

 

og:

 

Direktionen er således enig i Morten Egeskov’s fortolkning af gældende regelgrundlag.

 

Det er vigtigt, at en samlet stillingstagen både indeholder en vurdering af lovkravet om at offentliggøre beslutning fra et lukket punkt, og spørgsmålet om, man som hovedregel ønsker at åbne selve dagsordenteksten fra de lukkede sager.

 

Hidtidig praksis i Odsherred Kommune:

Ved udarbejdelsen af dagsordenen med tilhørende bilag, anvendes  Kommunedatas elektroniske system KMD-sag og herunder dagsordensystem.

 

Dagsordenudkastet udarbejdes i åbne og lukkede punkter, og kommunen anvender dagsordenudkastet som sagsfortegnelse, hvorved det bliver offentligt tilgængeligt på kommunens hjemmeside.

 

De åbne punkter er offentligt tilgængelige, hvorimod de lukkede punkter alene i overskrift kan ses af offentligheden, og således er disse alene en sagsfortegnelse.

 

Beslutningsprotokollen udformes på samme måde elektronisk med beslutninger for de åbne og lukkede punkter, der efterfølgende er tilgængelige på kommunens hjemmeside.

 

Ved implementering af KMD-sag, er der til systemet anført en rubrik der hedder ”Lukkede punkters overskrift og beslutninger skal vises i åbne referater”.

 

Administrationen har ikke været opmærksomme herpå, men fejlen er nu rettet, og virker efter mødet i dag.

 

Morten Egeskov stiller følgende forslag til beslutning

 I overensstemmelse med styrelseslovens bestemmelser, offentliggør Odsherred Kommune beslutninger fra lukkede møder med mindre dette er i strid med lovgivningens regler om tavshedspligt. Offentliggørelsen sker på samme måde og på samme steder som det sker for punkter, der er behandlet for åbne døre. Byrådet accepterer således ikke en fortolkning af ”offentliggørelse”; der indebærer, at borgere og presse m.v. selv skal rette henvendelse til kommunens administration for at komme i besiddelse af protokollen”.

 

Bilagsnr

 

Beslutning fra Byrådet

Dato: 24. februar 2009

Sted: Byrådssalen, Fårevejle

Fraværende: Flemming Truelsdal, Jens Lundgaard

 

Godkendt.