1.      Godkendelse af dagsorden

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60465     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 5 min.

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Dagsordenen godkendt.

2.      Årshjul og mødedatoer for 2019

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60475     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 10 min.

 

Til godkendelse foreligger udkast til årshjul og mødedatoer for Hovedudvalget for 2019.

 

Bilag

492-2018-60198

Årshjul i excelformat - 2019

 

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Årshjul og mødedatoer godkendt. Mødet den 26.02.2019 afholdes på El-færgen Ellen.

3.      Retningslinjer for modtagelse af gaver fra private mm.

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60479     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 10 min.

 

Til indstilling fra Hovedudvalget foreligger udkast til retningslinjer omkring modtagelse af gaver.

Retningslinjerne forventes politisk godkendt i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 20. november 2018, således at retningslinjerne foreligger inden private eller kommunens eksterne samarbejdspartnere evt. påtænker at give julegaver til kommunens ansatte.

 

Bilag

492-2018-60796

Retningslinjer for modtagelse af gaver fra private mm.

 

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Der er sket små ændringer i forhold til de fremsendte retningslinjer, hvorfor nyt udkast til retningslinjer udleveres på mødet. Ændringerne handler om formuleringer, præcisering af hvad medarbejderne må modtage, samt en opmærksomhed på at gaver også kan være arrangementer.

I forbindelse med ”lejlighedsgaver” (f.eks. til jul) drøftes om retningslinjerne skal lægge sig op af ”God adfærd i det offentlige”, eller om vi skal stramme retningslinjerne og slet ikke modtage ”lejlighedsgaver”. Hovedudvalget er enig i at der kan modtages ”lejlighedsgaver” i henhold til reglerne i ”God adfærd i det offentlige”.

Hovedudvalget drøfter registrering af gaver. Hovedudvalget anbefaler at modtagne gaver registreres, dog skal taknemlighedsgaver ikke registreres, da det ofte er meget små gaver (f.eks. et stykke chokolade).

 

4.      Indstilling af Rygepolitik samt Alkohol- og misbrugspolitik til personalepolitikken

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60490     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 15 min.

 

Vedhæftet fremsendes 3 udkast til ny alkoholpolitik og 2 udkast til ny rygepolitik. Hovedudvalget bedes drøfte udkastene og indstille hvilket udkast til alkoholpolitik og hvilket udkast til rygepolitik der skal indstilles til politisk behandling sammen med den øvrige reviderede personalepolitik.

 

Vedr. Alkoholpolitik:

1. Udkast indebærer at der ikke må indtages alkohol og andre rusmidler i arbejdstiden, men at man må nyde én enkelt genstand efter arbejdstids ophør i lokaler der ikke er arbejdslokaler. Ved festligholdelse af mærkedage og lign. kan der undtagelsesvist gives medarbejderne tilladelse til at nyde én enkelt genstand i arbejdstiden. Opholdsrum på arbejdspladsen kan efter aftale med nærmeste leder anvendes til sammenkomster ved særlige lejligheder. Nærmere regler herom fastsættes af den decentrale leder efter drøftelse i det berørte MED-organ.

2. Udkast indebærer at der ikke må forefindes og indtages alkohol på Ærø kommunes matrikler. Ved festligholdelse af mærkedage og lign. kan der undtagelsesvist gives medarbejderne tilladelse til at nyde én enkelt genstand i arbejdstiden. Opholdsrum på arbejdspladsen kan efter aftale med nærmeste leder anvendes til sammenkomster ved særlige lejligheder. Nærmere regler herom fastsættes af den decentrale leder efter drøftelse i det berørte MED-organ.

3. Udkast indebærer at der ikke må forefindes og indtages alkohol på Ærø kommunes matrikler.

 

Vedr. Rygepolitik:

1. Udkast indebærer at der ikke må ryges i arbejdstiden på kommunens matrikler. Såfremt arbejdet tillader det, kan det lokalt aftales, at medarbejdere flekser ud og forlader kommunens matrikel mens der ryges. Når medarbejderen er tilbage på arbejdspladsen, flekses der ind igen.

2. Udkast indebærer at der ikke må ryges i arbejdstiden. Såfremt arbejdet tillader det, kan det lokalt aftales, at medarbejdere flekser ud og forlader kommunens matrikel mens der ryges. Når medarbejderen er tilbage på arbejdspladsen, flekses der ind igen.

 

 

 

 

Bilag

492-2018-60480

Alkoholpolitik - 1. Udkast

492-2018-60481

Alkoholpolitik - 2. Udkast

492-2018-60482

Alkoholpolitik - 3. Udkast

492-2018-60483

Rygepolitik - 1. Udkast

492-2018-60484

Rygepolitik - 2. Udkast

 

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Alkoholpolitik:

Anne redegør for forskellen på de 3 udkast.

Hovedudvalget drøfter for og imod. Hovedudvalget enedes om indstille 2. udkast, dog med den ændring at Fælles-MED kan fastsætte retningslinjer for, i forbindelse med eksterne møder, kurser mv., kan der gives tilladelse til at nyde alkohol når mødet/undervisningstiden er afsluttet.

Ordlyden omkring at alkohol og rusmidler ikke må forefindes på kontorer eller i andre arbejdslokaler tilrettes således at det er i uoverensstemmelse med at der bl.a. sælges alkohol i færgernes kiosker.

Sætningen omkring rollemodeller fjernes.

Jesper Rosenbæk ønsker ført til referat at Jesper ønsker 1. udkast, således at det er det enkelte Fælles-MED der fastsætter strammere regler decentralt.

 

Rygepolitik:

Forskellen på de 2 udkast er, at i det ene udkast foregår rygningen udenfor på kommunens matrikler og i det andet udkast foregår rygningen udenfor kommunens matrikler.

Ærø kommune har indgået partnerskab omkring ”røgfri fremtid”. Dette indebærer at Ærø kommune vil arbejde for en røgfri kommune. På baggrund af dette, og det sundhedsskadelige ved rygning i øvrigt, er der flertal for at der udarbejdes et 3. udkast hvor der slet ikke må ryges i arbejdstiden.

 

Frank Sandager ønsker ført til referat at han frygter at et fuldstændigt forbud mod rygning kan medføre personalemæssige konsekvenser ved Ærøfærgerne. Jesper Rosenbæk ønsker ført til referat at Hovedudvalget ikke kan indstille et forslag som ikke er fremlagt i Hovedudvalget.

Til næste Hovedudvalgsmøde fremlægges et udkast hvor der slet ikke må ryges.

5.      Tilretning af procedureretningslinjer for regelmæssig evaluering af anvendelse af MUS-samtaler

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60562     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 5 min.

 

På Hovedudvalgets møde den 28. august 2018 blev det besluttet at åbne op for at der kan afholdes GRUS-samtaler i stedet for MUS-samtaler.

 

På denne baggrund foreligger der udkast til tilretning af procedureretningslinjer for regelmæssig evaluering af anvendelse af medarbejderudviklingssamtaler (MUS-samtaler) i Ærø kommune.

 

Bilag

492-2018-60515

Nov. 2018: Procedureretningslinjer for regelmæssig evaluering af anvendelse af medarbejderudviklingssamtaler

 

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Godkendes.

6.      Nye sejlplaner på Ærøfærgerne i høring

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60567     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 10 min.

 

Transportdirektør Keld Møller har fremsendt nyt høringsmateriale til sejlplaner på Ærøfærgerne med høringsfrist den 12. november 2018. Såfremt Hovedudvalget ønsker at afgive nyt høringssvar, bedes det enkelte medlem give Anne Nielsen besked herom senest den 9. november 2018 kl. 8.00, hvorefter der indkaldes til ekstraordinært møde omkring dette punkt fredag den 9. november 2018 kl. 12.00.

 

Bilag

492-2018-60566

Nyt høringsmateriale - sejlplaner

 

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Der er ikke fremsat ønske om at udarbejde nyt høringssvar, hvorfor det tidligere fremsendte høringssvar, udarbejdet på Hovedudvalgets møde den 25.09.2018 stadig er høringssvar fra Hovedudvalget.

7.      Trivsel

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60570     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 10 min.

 

På Hovedudvalgets møde den 28. august 2018 besluttede Hovedudvalget at de enkelte Fælles-MED udvalg skulle følge op på resultaterne af trivselsundersøgelsen fra foråret 2018, og melde tilbage til Hovedudvalget inden dette møde.

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Resultatet af trivselsundersøgelsen har været drøftet stort set på alle arbejdspladser, men det har ikke udløst handleplaner på alle arbejdspladser.

Nynne fortæller om at der i Handicap og Psykiatri er påbegyndt et ”SPARK” projekt, med supervision fra KL (SPARK betyder Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommuner).

Allan understreger vigtigheden af, at såfremt drøftelserne lokalt viser at der er brug for handlinger, at disse handlinger/handleplaner iværksættes.

Det kan være en fordel at samarbejde på tværs af afdelinger om temaer, udsprunget af trivselsundersøgelsen. Et muligt emne kan være kommunikation.

8.      Handleplaner - Cyberchikane

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60574     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 15 min

 

Punktet omkring opfølgning på arbejdsgruppens arbejde om udarbejdelse af handleplaner for cyberchikane er udsat fra sidste møde.

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Udsættes til næste møde.

9.      Kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljøgrupper og medlemmer af MED

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60589     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 10 min.

 

Udkast til kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljøgrupper og medlemmer af MED vedlægges til godkendelse.

 

Bilag

492-2018-60578

Kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljøgrupper og medlemmer af MED

 

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Kompetenceudviklingsplanen godkendes.

10.    Behandling af budget og orientering

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60713     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 5 min

 

Kort orientering om status for budget 2019-22.

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Oversigt over konsekvens af budgetopfølgning pr. 31.08.2018 udleveres. Allan redegør for at oversigten indgår i ØEU’s sagsbehandling ved mødet den 20.11.2018.

11.    Etniske nøgletal 2017

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60716     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 5 min

 

Orientering om etniske nøgletal 2017 for Ærø kommune blev ved sidste møde udsat til dette møde.

 

 

Bilag

492-2018-60715

Opd. Etniske måltal 2011-2017 - Ærø Kommune

 

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

De etniske nøgletal tages til efterretning.

12.    Anvendelse af lokalt afsatte AKUT-midler for 2018

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60599     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 10 min

 

I indeværende overenskomstperiode udgør de lokalt afsatte AKUT-midler pt. ca. 12.000 kr. Beløbet kan overføres til efterfølgende år i overenskomstperioden, men skal anvendes inden overenskomstperioden udløber den 31. marts 2021.

Medarbejdersiden disponerer over beløbet, som endnu ikke er anvendt.

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Medarbejdersiden opfordres til have opmærksomhed på at AKUT-midlerne anvendes i indeværende overenskomstperiode.

13.    Op og Ned i MED

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60602     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 5 min

 

Information fra Hovedudvalget og ned i MED-organisationen, samt fra MED-organisationen og op i Hovedudvalget.

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Nynne spørger ind til status på revidering af personalepolitikken. Allan redegør for status og opfordrer alle til at følge de opdateringer der er i Hovedudvalgets referater.

Det er opfattelsen at der er personalegrupper i Ærø kommune som ikke ved hvordan de skal få punkter på Hovedudvalgets dagsorden, fordi disse personalegrupper ikke er repræsenteret i Hovedudvalget. Hovedudvalget vil arbejde på at gøre sig mere synlige i forhold til de enkelte arbejdspladser.

Jesper gør opmærksom på at LO og FTF fusionerer pr. 01.01.2019 og kommer til at hedde Fagbevægelsens Hovedorganisation (FH).

Allan orienterer om at Feriefonden skal have valgt en ny bestyrelse. Der er 3 kandidater: Jesper Bo Larsen og Susanne Frederiksen fra teknisk afdeling og Lene Grønne fra Handicap og Psykiatri. Hovedudvalget indstiller de 3 kandidater til feriefondens bestyrelse.

Kimma orienterer om at der afholdes borgermøde om Ærø kommunes sundhedspolitik på Rådhuset den 22.11.2018. Hovedudvalget inviteres.

14.    Eventuelt

Sagsnr.: 492-2018-1462        Dok.nr.: 492-2018-60718     Sagsbeh.: AJN             Åbent

 

Anslået tid: 5 min

 

 

 

 

Hovedudvalg, den 15. november 2018:

Fraværende: Cæcilie Siø Jensen

 

Intet til punktet.