7.      Behov for ekstra ressource i Visit Nyborg

 

Sagsnr.

450-2021-17369

Initialer

BOS

Åbent

 

Sagsfremstilling

VisitNyborg er pt. rammesat til at beskæftige fire fuldtidsansatte – to turismekonsulenter, en eventkoordinator og en turistchef.

 

Eventkoordinatoren beskæftiger sig sammen med turistchefen med udvikling og eksekvering af en stor del af de events, der udgår fra Nyborg Kommune, city dressing, place making og Strandmiljø på Heimdals Plads.

 

Den ene turismekonsulent er webmaster på VisitNyborg.dk, VisitNyborg,de og Visitnyborg.com, vedligeholder og opdaterer GuideDanmark-produkter (indholdsark, der er integreret i hjemmesiden) oprettelse af oplevelsesprodukter på oplevelsesbookingdelen (også integreret  på hjemmesiden). Turismekonsulenten arbejder med Google Adwords, Google Analytics, TripAdvisor etc. Endvidere udarbejder turismekonsulenten al grafisk opsætning og layout, der kan løses internt fx den trykte turistguide, grafisk materiale til brug på både de trykte og digitale medier også i forbindelse med events. Endvidere er denne ansvarlig for Kunst i Vandtårnet, fakturering af bodholdere til event, udarbejdelse af bodholderoversigter, referent på julemarkedsgruppemøderne. Fokus er på webmastering og grafik. Indgår i vagtrul vedrørende betjening af gæster, kasseopgørelse og andre administrative opgaver.

 

Den anden turismekonsulent er ansvarlig for planlægning, koordinering med busselskaber, guider osv. og eksekvering af Sprogøturerne, der er meget efterspurgte. Endvidere ansvarlig på eksekvering af indsatser på VisitNyborgs Outdoor-projekter, hvor turistchef sidder som projektleder/ejer/formand.  Fx eksekvering af handleplan på cykelstrategi  og Bike Island tiltag, der blandt andet indeholder etablering af bike stationer, Bike Friends, nyudviklede cykelruter, skiltning etc. , opdatering af 13 Grønne Oplevelser, vandreruter og –projekter som det nye HIKE-projekt, Ansvarlig for planlægning af Tappenstreg, udarbejdelse af bykortblok, fordelspas, varetagelse af VisitNyborgs bogføring, regnskabsstyring i forbindelse med TuristGuiden. Fokus er på eksekvering af udviklingsprojekter, som der bliver flere af samt øvrige driftsopgaver opgaver. Indgår i vagtrul vedrørende betjening af gæster, kasseopgørelse og andre administrative opgaver. 

 

VisitNyborg er gået fra at være et turistkontor med primært fokus på fysisk betjening af gæster og aktører til at være en lokal DMO – destination marketing organisation med fokus på udvikling af turisme og oplevelser i Nyborg Kommune og markedsføring og branding af Nyborg Kommune som turistdestination. Dette fordrer nye opgaver og sætter andre, nye og flere krav til VisitNyborg , hvilket også fremgår af markedsføringsstrategien NYBORG365, hvori der står:

 

” I takt med at den globale turisme igennem de seneste 5-8 år har gennemgået store

forandringer, primært båret af ny teknologi og med udbredelsen af smartphones, og

mobil-internetadgang, skal Nyborgs fremadrettede tilgang til markedet, markedsføring og turistinformation naturligvis afspejle dette.

En af de store forandringer handler om at imødekomme et større krav til visuel

formidling i både billeder og video. Netop disse indholdselementer er populære, skaber

tydelig identifikation, inspiration og leder til konkrete handlinger for de besøgende.

Et centralt element i gennemførelsen af Nyborg365 strategien er derfor

et markant øget fokus på digital formidling – hele året rundt…

 

Nyborg skal øge og samtidig fokusere sin tilstedeværelse markant på alle

relevante, digitale platforme. Dette gøres igennem stærke fortællinger og

klare, genkendelige visuelle greb. Den øgede digitale tilstedeværelse skal sikre

en øget påvirkning både før, under og efter turisternes besøg og vil, over tid,

skabe positive anledninger til øgede samtaler, delinger og oplevelser for den

enkelte. Tilstedeværelsen har primært til formål, at inspirere til og brande

Nyborg som et attraktivt rejsemål hele året rundt og sekundært, at understøtte

bosætning, iværksætteri og investeringer til byen”

 

Det betyder, at vi blandt andet i endnu højere grad skal være endnu mere skarpe på vores digitale brugerflade og digitale tilstedeværelse, hvilket i sig selv kræver en fuldtidsressource.

 

Endvidere arbejder vi mere og mere indgående med målrettet markedsføring og kortlægning af turisternes behov og krav, hvorfor vi fx også tænker udvikling af eksisterende oplevelser ind herunder udvikling af de eksisterende og meget efterspurgte Sprogøture. Det betyder også, at vi i langt højere grad arbejder mere med nye større turismeudviklingsprojekter over længere perioder – så som Bike Island, HIKE Fyn, krydstogtturisme, Nyborg Kommunes Cykelstrategi, der er forankret i VisitNyborg, turismeevents som Danehof, Jul i den Gamle Kongeby  FNs internationale Cykeldag, Storebælt Grand Slam og mindre events som fx champagne til studenter, juletræstænding, fastelavn etc. Og hvor der er en klar forventning om udvikling af eksisterende events til at blive større og mere omfattende events, der kan tiltrække turister og udvikling af nye events som fx et Torvemarked osv. Dertil kommer arbejdet med projektet Udvikling af Nyborg som stærkt Feriested, der vil være et on-going-projekt, der ikke blot slutter, når projektmidlerne er brugt. Endvidere er VisitNyborg blevet enten formand eller en del af mange arbejdsgrupper og styregrupper som fx Julemarkedsgruppen, Danehofgruppen,  Norden i Nyborg, VegVisirRace, Tour de France, Torvegruppen, cykelstrategigruppe, autocampinggruppe, hvor der er en klar forventning om at VisitNyborg bidrager og eksekverer på en række opgaver.

 

COVID-19 har medført, at VisitNyborg er blevet endnu mere synlig for de mange små og store turistaktører i kommunen, hvorfor det også vil være et indsatsområde. Vi er startet op med udarbejdelse af målrettede nyhedsbreve, som har haft stor succes, og vi fornemmer et behov for, at også aktørerne bliver mere orienteret og kommunikeret med i langt højere grad end tidligere.

 

Vi skal stå endnu stærkere end nu, når VisitNyborg kommunikerer og markedsfører Nyborg som turistdestination i ’kampen’ om turisterne. Særlig med henblik på 2022, hvor der er Tour de France og når Nyborg Slot på et tidspunkt står færdigt og både by, slot og turistorganisation skal stå klar til at modtage 100.000 flere turister. To store begivenheder, der i sig selv kræver flere turismemæssige ressourcer, og som vil gøre det i mange år frem. Og indtil Nyborg Slot står færdigt kræver det i høj grad en stor markedsføringsmæssig og oplevelsesudviklingsmæssig indsats fra blandt andet VisitNyborg at sikre at Nyborg som turistdestination bliver ved med at være i folks bevidsthed.

 

VisitNyborg varetager, jf. den nye godkendte kommunikationsstrategi, al ekstern kommunikation og eksekveringsopgaver i relation til dette. Det betyder, at VisitNyborg kommunikerer til alle uden for Nyborg Kommune – altså turister, besøgende og potentielle tilflyttere. VisitNyborg er derfor ansvarlig for destinationsmarkedsføring, eventmarkedsføring og -kommunikation og varetager branding- og markedsføringsopgaver i relation til bosætning, som andre steder også er forankret hos Visitorganisation se fx link: https://www.langeland.dk/flyt_til_langelandUd over branding og markedsføring af Nyborg Kommune i bosætningsøjemed består nogle af de ’nye’ opgaver blandt andet af eventmarkedsføringen, hvori udarbejdelse af programmer, opdatering af FB-siderne Danehof og Jul i den Gamle Kongeby også indgår, da sekretariatet har fået flere opgaver blandt med den nye hjemmeside, øget fokus på de sociale medier m.m. Det giver god mening da det også letter en del arbejdsgange og processer, at den eksterne eventmarkedsføring forankres i VisitNyborg, når selve eventene også er forankret dér. Det vil i høj grad også lette den kommunikative proces. Et fint eksempel herpå var arbejdet med JuleØnsket, hvor VisitNyborg stod for at opbygge JuleØnsket-univers på hjemmeside og markedsfører eksternt, mens Sekretariatet markedsførte internt – altså til borgere i Nyborg Kommune.

 

Vedrørende events er der også et politisk ønske om, at disse til stadighed udvikler sig og bliver større i håbet om at tiltrække flere besøgende og turister også af international karakter. I den forbindelse er det aftalt med Østfyns Museer, at projektledelsen af Danehof fra 2022 forankres i VisitNyborg. Projektledelsen har hidtil været varetaget af Østfyns Museer, men da den tidligere projektleder stoppede på ØM i 2018, blev der ikke ansat ny ressource. Derfor er projektledelsen af Danehof blevet varetaget af en ressource i ØM, der egentlig har været afsat til helt andre opgaver. Dette har ikke været optimalt for nogle parter, hvorfor projektledelsen nu skal varetages af VisitNyborg.

 

Endvidere er det foreslået, at driften af en frivilligheds-og eventportal skal forankres i VisitNyborg.

 

Dertil kommer, at Destination Fyns nye strategi høj grad ligeledes lægger op til, at der i forhold til de indsatsområder, der skal arbejdes med de næste fire år (Kyst & Natur, Mødeturisme, Bæredygtighed, Storby &Kultur) skal være en stærk lokal forankring, og at det også er de lokale DMO’ers opgave at implementere disse. VisitNyborg er repræsenteret i alle arbejdsgrupper i relation til indsatsområderne og har derudover et særligt lokal fokus på bæredygtighed i turismen qua vores deltagelse i the Global Sustainability Index-movement, hvor der helt konkret skal arbejdes med udvikling af en lang række bæredygtige tiltag som fx udarbejdelse af bæredygtig turisme- og eventstrategi, udvikling af bæredygtige oplevelsesprodukter, understøtte turisterhverv og –aktører i deres bæredygtige arbejde og sikrer at også VisitNyborg opnår de certifikater og rankings, der skal til for at brande sig på bæredygtighed i tiltrækningen af konferencer og gæster.

 

For at kunne leve op til forventninger og komme godt i mål med både eksisterende og nye projekter og opgaver vurderer VisitNyborg, at der er behov for en permanent ekstra ressource, så VistiNyborg har mulighed for at løse ovennævnte opgaver på tilfredsstillende vis til glæde og gavn for hele Nyborg Kommune.

 

VisitNyborg har fra 1. juni 2020 til 26. marts ansat en medarbejder i begivenhedsbegrænset stilling i et barselsvikariat. Efterfølgende har VisitNyborg forlænget ansættelsen i perioden 27. marts 2021 til 31. marts 2022. 

 

VisitNyborg har et resterende overskud mellem årene 2020/2021 på i alt 115.000 kr., som øremærkes og overføres til 2022 til finansiering af lønudgifterne i perioden 1. januar 2022 - 31. marts 2022, svarende til 107.638,30 kr.

 

Herudover kan VisitNyborg finansierer 100.000 kr. som øremærkes og overføres til 2022 fra et forventet mindreforbrug på driftsbudgettet i 2021 grundet Covid-19.

 

Der foreslås to finansieringsmodeller for 2022 og årene fremover:

 

1.     At Erhvervs- og Udviklingsudvalget finansierer den resterende lønudgift for perioden 1. april 2022 – 31. december 2022 svarende til 322.915 kr. - 100.000 kr. = I alt 222.915 kr. i 2022 og at lønudgiften fra 2023 afsættes som led i budgetforhandlingerne svarende til 454.486,36 i 2023 og 488.343,96 kr. i 2024 og fremover eller

 

2.     At den resterende lønudgift for 2022 afsættes som led i budgetforhandlingerne svarende til 222.915 kr. i 2022, 454.486,36 i 2023 og 488.343,96 kr. i 2024 og i årene fremover.

Økonomiske konsekvenser

Den nuværende medarbejder er ansat som magister under overenskomsten for akademiker. Jf. overenskomsten sker lønplaceringen således: Akademikere indplaceres i basislønforløbet 4,6 og 8. Alle trin er et-årige på nær trin 4, der er to-årigt.

 

Medarbejderens anciennitetsdato er 01.06.2020. Hvorfor de årlige lønudgifterne vil være følgende :

År 2022: 430.553,18 kr.

År 2023: 454.486,36 kr.

År 2024: 488.343,96 kr.

 

VisitNyborg har et resterende overskud mellem årene 2020/2021 på i alt 115.000 kr., som øremærkes og overføres til 2022 til finansiering af lønudgifterne i perioden 1. januar 2022 - 31. marts 2022, svarende til 107.638,30 kr.

 

Herudover kan VisitNyborg finansierer 100.000 kr. som øremærkes og overføres til 2022 fra et forventet mindreforbrug på driftsbudgettet i 2021 grundet Covid-19.

 

Der foreslås to finansieringsmodeller for 2022 og årene fremover:

1.     At Erhvervs- og Udviklingsudvalget finansierer den resterende lønudgift for perioden 1. april 2022 – 31. december 2022 svarende til 322.915 kr. - 100.000 kr. = I alt 222.915 kr. i 2022 og at lønudgiften fra 2023 afsættes som led i budgetforhandlingerne svarende til 454.486,36 i 2023 og 488.343,96 kr. i 2024 og fremover eller

 

2.     At den resterende lønudgift for 2022 afsættes som led i budgetforhandlingerne svarende til 222.915 kr. i 2022, 454.486,36 i 2023 og 488.343,96 kr. i 2024 og i årene fremover.

Turistchef Sanne H. Andresen deltager under behandling af dagsordenpunktet.

 

Indstilling

Det indstilles, at udvalget drøfter og godkender en af følgende finansieringsmodeller for 2022 og årene fremover til ansættelse en permanent ekstra ressource i VisitNyborg: 

 

·       At Erhvervs- og udviklingsudvalget finansierer lønudgiften for perioden 1. april 2022 – 31. december 2022 – 100.000 kr. I alt 222.915 kr. i 2022 og at lønudgiften fra 2023 afsættes som led i budgetforhandlingerne svarende til 454.486,36 i 2023 og 488.343,96 kr. i 2024 og fremover eller

 

·       At den resterende lønudgift for 2022 afsættes som led i budgetforhandlingerne svarende til 222.915 kr. i 2022, 454.486,36 i 2023 og 488.343,96 kr. i 2024 og i årene fremover.

 

Sagen afgøres i

Erhvervs- og Udviklingsudvalget

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilagsnr

 

Beslutning i Erhvervs- og Udviklingsudvalget 7. juni 2021:

Fraværende:  Ingen

 

Sagen sendes videre til budgetforhandlingerne.