31.    Evaluering af markedsprøving/udbud af Park og Vej

Sag 306-2015-113947

Dok. 306-2016-48938

Initialer: ANE

Åbent

 

 

Kompetence

Økonomiudvalget via Miljø- og Klimaudvalget.

 

Beslutningstema

Evalueringen af markedsprøvning/udbud af Park og Vej drøftes og tages til efterretning.

 

Sagens opståen

På mødet den 20. januar 2015 besluttede Økonomiudvalget at der i starten af 2016 skulle udarbejdes en status på opgavevaretagelsen fra HedeDanmark.

 

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget godkendte på møde den 20. oktober 2015 kommissoriet for evalueringen.

 

Formålet med evalueringen er at kunne vurdere effekten af markedsprøvningen/udbuddet af Park og Vej i forhold til ressourcer og kvalitet. Evalueringen forsøger derfor at svare på:

 

·        Opfylder HedeDanmark de mål og aftaler, som fremgår af kontrakten mellem Odsherred Kommune og HedeDanmark om drift og vedligeholdelse af veje, grønne områder, vintertjeneste samt sociale klausuler?

 

·        Hvilke afledte konsekvenser, interne indsatser samt opgaver og ressourcer har Markedsprøvning/udbud af Park og Vej medført for Odsherred Kommune i siden HedeDanmark overtog opgaven den 1. oktober 2014?

 

Evalueringen har været afgrænset til forhold, der vedrører opgavevaretagelsen, siden HedeDanmark overtog opgaven den 1. oktober 2014 frem til dags dato. 

 

Evalueringen er gennemført i perioden 1. oktober til 8. januar 2016. Konklusionerne fra evalueringen blev fremlagt på en temadrøftelse mellem Økonomiudvalget og Miljø- og Klimaudvalget den 19. januar 2016. Denne temadrøftelse gav supplerende spørgsmål og besvarelsen af disse spørgsmål vil foreligge til mødet.

 

Med baggrund i spørgsmålene fra kommissoriet konkluderes, at:

 

HedeDanmark opfylder de mål og aftaler, som fremgår af kontrakten mellem Odsherred Kommune og HedeDanmark om drift og vedligeholdelse af veje, grønne områder, vintertjeneste og sociale klausuler.

 

Der har været en opstartsperiode, hvor der har været behov for skærpe opmærksomheden overfor HedeDanmark på opgaveområder som vandløb og vintertjeneste. Dette har krævet ekstra ressourcer at håndtere. Ligesom det generelle opfølgningsarbejde gør gennem hele kontraktperioden.

 

Samarbejdet og dialogen mellem HedeDanmark og Odsherred Kommune fungerer tilfredsstillende. Der opleves en god tone og en vilje til samarbejde fra begge sider. Dette har været tilstede fra kontraktstarten. Dog opleves der udfordringer i dialogen i forhold til de områder, hvor HedeDanmark bruger underleverandører og derfor ikke selv har det indgående kendskab til korrekt opgaveløsning.

 

HedeDanmark overholder de sociale klausuler jf. kontrakten. Dette er dokumenteret med en opgørelse fremsendt til Udbudsteamet den 19. november 2015. Af den fremgår at, HedeDanmark A/S opfylder kravet om 3 elever/lærlinge/voksenlærlinge, jf. 20 %-reglen jf. kontrakten.

 

I forbindelse med opfølgningen på dette krav har der været behov for møder mellem HedeDanmark og Odsherred Kommune omkring fortolkning af aftalen i forhold til opgørelse af elevantal og voksenlærlinge.

 

Der er ikke udført stedlige kontroller på udførelsesstederne i forhold til overholdelse af de sociale klausuler.

 

 

Markedsprøvningen/udbuddet af Park og Vej har afledt følgende konsekvenser, interne indsatser, opgaver og ressourcer:

Den ændrede opgaveportefølje omkring opfølgning og tilsyn har betydet både ændrede arbejdsopgaver og arbejdsgange samt flere opgaver for administrationen på kontraktens områder. Da der ikke er tilført medarbejderressourcer har denne ændring resulteret i længere svartider på henvendelser fra borgere, foreninger, erhverv samt internt i organisationen.

 

I forhold til vintertjenesten og koordineringen af denne er der genereret stor mængde overarbejde, som ikke er muligt at afspadsere i forhold de andre opgaver der skal udføres.

 

Der er ved overdragelsen til HedeDanmark opnået et godt overblik over området grundet registreringsarbejdet. Det giver et godt styringsredskab.

 

Beskrivelsen af serviceniveauer/tilstandskrav medvirker til en mere ensartet service i kommunen.

 

Lovgrundlag

---

 

Økonomiske konsekvenser

Evalueringen har været gennemført med interne ressourcer.

 

Administrative, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser

Udbuddet har medført ændrede arbejdsopgaver og arbejdsgange som koster ekstra ressourcer, men giver samtidig et godt styringsredskab og ensartet serviceniveau.

 

Udtalelser og høring

---

 

Administrativ indstilling

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget via Miljø- og Klimaudvalget, at

·      Evalueringen af markedsprøvning/udbud af Park og Vej drøftes og tages til efterretning.

Bilagsnr

 

Beslutning fra Miljø- og Klimaudvalget

Dato: 1. marts 2016

Sted: Kursuslokalet, Højby

Fraværende: Allan Andersen

 

Udsat til udvalgets møde i april.