10.   Administration af økonomi for almene boliger i Slagelse Kommune (B)

Sagsnr.: 330-2020-35831               Dok.nr.: 330-2020-227686                                          Åbent

Kompetence: Erhvervs- og Teknikudvalget

 

Beslutningstema

Udvalget skal beslutte, om den økonomiske administration af kommunens almene boliger fremover skal varetages af Slagelse Boligselskab.

 

Baggrund

Udover en række forskellige udlejningsejendomme har Slagelse Kommune 516 boligenheder, der er opført efter lov om almene boliger. Det drejer sig om plejeboliger (ældreboliger) og handicapboliger.

Ejendommene varetages i dag af enheden Boligadministration, under Kommunale Ejendomme. Dette blev vedtaget i det daværende Landdistrikts-, Teknik- og Ejendomsudvalg d. 2.3.15, hvor opgaven tidligere var spredt ud over 3 forskellige kommunale centre og en ekstern aftale med et boligselskab i Roskilde.

Opgaven blev pr 1.1.16 samlet i enheden Boligadministration, og den tekniske servicedel integreret i serviceorganisationen i Ejendomsservice.

 

Nu 4 år senere, er ønsket, at indlede et samarbejde med Slagelse Boligselskab om varetagelsen af økonomi og administrative opgaver. En af de grundlæggende årsager til igen at indlede et samarbejde med et boligselskab, er dobbelt brug af systemer og dermed store fejlkilder.

 

En af de store udfordringer med den måde boligadministrationen administreres i dag, er opsætningen i 2 selvstændige it-systemer, der ikke er integration imellem. Boligerne og al økonomi administreres i systemet EG-bolig, mens kommunens overordnede økonomisystem er OPUS. OPUS et økonomisystem, og kan derfor ikke håndtere det, et professionelt boligselskab skal kunne. Derfor er man nødsaget til at anvende de 2 systemer parallelt, og dette skal gøres manuelt, da det ikke er muligt at lave en integration mellem de 2 systemer. Dette giver mulighed for en lang række fejlkilder, hvilket er set de senere år ved regnskabsafslutninger og medfølgende revisorbemærkninger - og samtidig giver det en stor grad af dobbelt arbejde og dermed brug af tid.

 

Et samarbejde med Boligselskab Sjælland om varetagelse af den daglige administration og bogføringer vil forenkle processen, og sikre, at der kun årligt skal indføres de korrekte regnskabstal i OPUS. Samarbejdet konstrueres, så al den daglige kontakt til borgerne i boligerne fortsat varetages af Kommunale Ejendomme, det samme vedr. ind og fraflytning, lejekontrakter mv. Det er fortsat også kommunale servicemedarbejdere der servicerer bygningerne, og varetager ind- og fraflytningssyn. På denne måde vil borgerne ikke opleve en ændring i forhold til i dag, og der bevares fortsat den daglige tilknytning og nærhed til borgerne internt i kommunen, hvilket ses som en tryghedsskabende faktor for beboerne.

 

Opgaveoverdragelsen påbegyndes hurtigst muligt efter udvalgets godkendelse, og den endelige overdragelse af opgaver forventes færdig 31.12.2020

 

Samarbejdet er drøftet i bestyrelsen i Slagelse Boligselskab, og der er opbakning til samarbejdet.

 

 

Retligt grundlag

Ingen bemærkninger

 

Handlemuligheder

Udvalget kan vælge følgende muligheder:

1)    Vælge den fremlagte mulighed, hvor der indgås et samarbejde med Slagelse Boligselskab om varetagelsen af den økonomiske og administrative del af boligerne.

2)    Fortsætte med den nuværende fuldt kommunale løsning, hvor alle funktioner varetages af Boligadministrationen. Konsekvenserne ved dette valg er fortsat usikkerhed omkring økonomien, og stor risiko for yderligere revisor-påtegnelser.

3)    Anbefale en fuldt udlicitering af administrationen af de kommunale almene boliger.

 

Vurdering

Administrationen anbefaler, at der indgås et samarbejde med Slagelse Boligselskab, der fremadrettet vil stå for varetagelsen af de økonomiske og administrative opgaver i boligselskabet. På denne måde opnås det bedste fra de to verdener: nærhed og lokalkendskab (fra kommunen) og professionalisme og effektivitet (fra Slagelse Boligselskab).

 

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

De økonomiske konsekvenser ved samarbejdet indeholdes indenfor Kommunale Ejendommes eget budget. Dette gælder også udgifterne ved igangsættelsen af samarbejdet, hvor der forventes ekstra udgifter i en kort periode.

Det vil således ikke få budgetmæssige konsekvenser.

 

Konsekvenser for andre udvalg

Ingen bemærkninger.

 

Indstilling

Centerchef for Kommunale Ejendomme indstiller,

 

1.    at Udvalget godkender, at der indgås samarbejde med Slagelse Boligselskab om varetagelse af opgaver i forbindelse med de kommunale almene boliger.

 

 

 

Bilagsnr

 

Beslutning i Erhvervs- og Teknikudvalget den 8. juni 2020:

Fraværende: 

Udvalget beslutter at der kan fortsættes med udviklingen i samarbejde med boligselskabet, men at der skal en sag på mødet i august, hvor sagen belyses yderligere, med bl.a. tal på de enkelte løsninger, og endelig model besluttes.